La sala de juntas es uno de los mejores lugares para dormir y soñar plácidamente. Las luces apagadas, el aire enrarecido, el proyector encendido, y la presentación más aburrida de la historia: Tu Gran Presentación.
Pasaste toda la noche sin dormir, seleccionando el "mejor" tema de Power Point y cambiándole los colores para hacerlos ver corporativos, creaste detalladas tablas y gráficas en Excel sin omitir ningún dato, usaste imágenes bonitas tomadas de Google para ilustrar las 45 láminas e incluso hiciste lo imposible: ¡Lograste meter dos cuartillas de texto en una sola lámina! Sólo tuviste que bajarle al tamaño de la letra a 10 puntos.
A la hora de la presentación hiciste todo lo que debías hacer. Llagaste temprano a la sala que habías reservado, conectaste el proyector y lo pusiste sobre unas carpetas para que la imagen quedara "centrada en la pantalla" aunque se deformara un poquito, sacaste tus notas y esperaste con gran emoción que la gente llegara a la junta-de-después-de-comer.
Era tu momento y todo salió mal.
¿Por qué nadie te pela? ¿Por qué nadie tiene ni la más remota idea de lo que estás hablando? ¿Por qué cuando enviaste la presentación por mail no le llegó a nadie si sólo pesaba 70 Megas?
Todos hemos estado en una situación similar o hemos sido el público de una "gran presentación". Sabemos lo frustrante que es quedar mal o no darnos a entender.
Para que no te suceda esto de nuevo, sigue las 10 recomendaciones de klok para presentaciones exitosas.
Guy Kawasaki, un señor con mucha experiencia en mercadotecnia y negocios, tiene una regla que en klok hemos adoptado y complementado y que es el fundamento de casi todas las presentaciones que hacemos para nuestros clientes:
Es casi un hecho que si sigues estas recomendaciones tu siguiente presentación será todo un éxito:
1. Limita tu presentación a 10 láminas
Guy dice que es una muy buena idea limitar a 10 láminas tus presentaciones y hacerle saber a la gente antes de iniciar que tu presentación tendrá sólo 10 láminas. Así, si tu presentación apesta saben por lo menos cuántas láminas faltan.
2. No más de 20 minutos
Si tu presentación va a durar más de 20 minutos, es recomendable hacer una pausa para que los asistentes puedan despejarse.
Un adulto promedio deja de poner atención después de los primeros 20 minutos. Si rebasas ese umbral es muy probable que la mente de la gente divague en la lista del súper, la serie de Netflix que están viendo o en el resultado del último partido de fútbol.
3. 30 puntos
Un punto es la unidad de medida básica de los textos para pantalla, equivale más o menos a 1/72 de pulgada. Mientras más pequeño es el tamaño de letra que usas, más difícil es de leer y de asimilar. El texto de tus presentaciones debes limitarlo para resaltar cosas importantes y de preferencia usa listas, no textos corridos.
Guy recomienda que calcules la edad de tu audiencia y la dividas entre dos para calcular el tamaño mínimo que deberá tener tu texto. Así, si pretendes que una persona de 60 años pueda leer tus textos, ponlos a 30 puntos como mínimo.
4. Usa gráficas con estilo
Estas gráficas interactvas la diseñamos en klok para ilustrar datos geo-políticos relevantes de los diversos municipios de nuestro país.
Puedes verlas funcionando en el portal de nuestro cliente: ODP - Almanaque Municipal de México
Si de verdad es necesario, usa gráficas y tablas y haz que se lean y vean bien. Usa colores contrastantes (recuerda que los proyectores hacen que se pierdan ciertos colores) y no trates de incluir todos los valores de los elementos de la gráfica, nadie los va a poder leer. Dentro de lo posible, trata de usar gráficos diseñados específicamente para el tema que estás ilustrando y cuida que no parezcan electrocardiogramas.
5. Usa ilustraciones
Este es un ejemplo tomado de una de las página web que diseñamos que muestra como una ilustración puede ayudar significativamente a reforzar el contenido de una presentación.
Es muy tentador usar imagenes que encontramos en Google aunque tengan una marca de agua. ¡No lo hagas, son horribles!
Si vas a usar un ícono, cuida que esté bien diseñado, que el estilo se mantenga uniforme a lo largo de tu presentación y que se relacionen con el contenido o con el punto que estás exponiendo.
The Noun Project es un excelente punto de partida para encontrar íconos decentes.
Cuando uses imágenes, busca que sean de buena calidad, no las crezcas de más o las deformes y procura que ayuden a la gente a entender el punto que quieres expresar.
Para ilustrar la presentación de uno de nuestros clientes, una reconocida empresa de seguridad informática, usamos íconos para contar una historia.
6. Usa Fondos limpios
La imagen anterior es un buen ejemplo de como un fondo sencillo combinado con textos grandes y claros ayudan a mejorar la lectura de una lámina.
Los fondos con texturas o patrones se ven padres pero mejor úsalos para tus blusas o camisas, no para tus presentaciones. Cuando tienes elementos que compiten contra tus textos, dificultas la lectura y pierdes el foco de atención. Usa fondos sólidos o texturas sutiles.
7. Presenta, no leas
Recuerda que tu presentación es sólo un apoyo visual para exponer un tema determinado. Debes ser un experto en lo que presentas para que tu audiencia entienda lo que estás presentando.
Los programas de presentaciones más comunes como PowerPoint y KeyNote te permiten escribir al margen notas que te ayudarán a recordar cifras o datos relevantes y que puedes consultar mientras presentas, pero cuida de no recitar o leer textualmente la presentación, sé espontáneo.
A las personas les gustan las historias, los chistes, las aventuras, las anécdotas. Trata de incluir en tu presentación por lo menos un par de estos recursos, así la harás más fluida e interesante. Cuida obviamente no salirte mucho del tema.
Por último, trata de ensayar un par de veces cuando menos tu presentación para que que a la hora de estar frente a la audiencia no titubees o te equivoques.
8. Manda un resumen
Seamos realistas. Durante una presentación casi nadie toma notas. Si puedes, manda un resumen a las personas que asistieron a tu presentación.
Ojo, no mandes la presentación completa (habitualmente son muy pesadas y poco prácticas), manda un documento en PDF que se pueda imprimir y que no rebase dos páginas en el que condenses lo que expusiste. Esto te lo van a agradecer mucho.
9. Cuida la hora
Después de comer o antes de salir es mala hora para hacer presentaciones. Procura que tus presentaciones sean temprano, antes de que las personas se ocupen con sus labores cotidianas, así recibirás el máximo de atención posible.
10. Contrata a un profesional
Si tu presentación es súper importante o si quieres generar una gran impresión en tu audiencia, acude a un profesional.
En klok hemos ayudado a muchos clientes a quedar súper bien diseñando presentaciones creativas y bien diseñadas.
Algunas láminas de presentaciones que hemos diseñado.
Cuando trabajamos una presentación para nuestros clientes los asesoramos en la elección del contenido que deben resaltar, diseñamos los íconos, elegimos la mejor tipografía, hacemos gráficas e ilustraciones fáciles de leer y nos ocupamos de que la presentación sea todo un éxito.
¡Suerte en tu próxima presentación!
